FAQ - häufig gestellte Fragen zum Verwendungsnachweis

Sie müssen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushalts- und Wirtschaftsjahres, bei einer institutionellen Förderung oder bei einer Projektförderung nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats der Bewilligungsbehörde, die Verwendung Ihrer erhaltenen Zuwendung nachweisen. Dieser Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis, in dem die Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes (bei einer institutionellen Förderung) bzw. des Finanzierungsplans (bei einer Projektförderung) summarisch dargestellt werden. Im Sachbericht muss insbesondere auf den im Zuwendungsbescheid festgelegten Zuwendungszweck eingegangen werden. In Bezug auf Pauschalen genügt die Darlegung und Dokumentation der zweckentsprechenden Verwendung (Sachbericht).

Abweichend von den Allgemeinen Nebenbestimmungen hat die Bewilligungsbehörde ergänzende Angaben zum Verwendungsnachweis zu fordern, wenn dies zur Überprüfung des im Zuwendungsbescheids festgelegten Zuwendungszwecks oder des Zuwendungsbetrages erforderlich ist. Die Anforderung an den Sachbericht sind entsprechend der Beschreibung des Zuwendungszwecks festzulegen. Sollte die Höhe der Zuwendung eine Überprüfung vor Ort nicht rechtfertigen, können Belege von der Bewilligungsbehörde angefordert werden.

Projektförderung
Bei Projektförderungen müssen Sie im Sachbericht die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis in Umfang und Qualität einzeln darstellen.

Im zahlenmäßigen Nachweis sind sämtliche dem Zuwendungszweck zuzurechnenden Einnahmen und Ausgaben (z. B. Zuwendungen, Leistungen Dritter, Eigenmittel) gemäß der Gliederung des Finanzierungsplans summarisch darzustellen. Sollten Sie gemäß § 15 des Umsatzsteuergesetzes die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug haben, so dürfen Sie nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigen. Im Fall von standardisierten Einheitskosten, Pauschalfinanzierung und Pauschalsätzen sind, sofern im Zuwendungsbescheid für die Berechnung dieser Ausgaben keine anderslautenden Bestimmungen aufgenommen worden sind, keine zahlenmäßigen Nachweise über tatsächliche Ausgaben zu führen.

Im Verwendungsnachweis müssen Sie unter Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung unvollständiger oder falscher Angaben versichern, dass die getätigten Zahlungen ausschließlich zur Erfüllung des im Bewilligungsbescheid näher bezeichneten Zuwendungszwecks verwendet wurden, und die Einnahmen und Ausgaben nach den Rechnungsunterlagen im Zusammenhang mit dem geförderten Vorhaben angefallen sind. (Bei Förderungen von Baumaßnahmen: und mit der Baurechnung übereinstimmen.) Nicht zuwendungsfähige Beträge, Rückforderungen und Rückzahlen müssen abgesetzt werden.

Es muss nachgewiesen werden, dass die im Zuwendungsbescheid genannten Bedingungen und Auflagen, einschließlich der dort enthaltenen Nebenbestimmungen, eingehalten wurden, und dass Sie mit der Ihnen gewährten Zuwendung wirtschaftlich und sparsam verfahren haben.
Sollten Sie neben einer institutionellen Förderung auch eine Bewilligung einer Zuwendung zur Projektförderung erhalten haben, so müssen Sie jede Zuwendung getrennt nachweisen. In dem Falle sind in dem Verwendungsnachweis für die institutionelle Förderung die Zuwendungen zur Projektförderung einzeln anzugeben.

Sollten Sie weiter Förderungen für ein Projektvorhaben erhalten, beachten Sie bitte folgende Punkte:

• Mit dem Nachweis sind auf Anforderung der Bewilligungsbehörde die Belege (Einnahmen- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen vorzulegen. Diese Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen, die Ausgabebelege (insbesondere Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung) und bei Gegenständen den Verwendungszweck enthalten.
• Sollten Sie zur Erfüllung des Zuwendungszwecks Mittel an Dritte weiterleiten, müssen Sie Ihre Weitergabe davon abhängig machen, dass die empfangende Stelle Ihnen gegenüber ebenfalls die benannten Nachweise erbringen. Diese sind Ihren Verwendungsnachweisen, welche Sie innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks der Bewilligungsbehörde übermitteln, beizufügen.
• Sollten Sie Mittel aus der Zuwendung zur Beschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen verwendet haben, müssen Sie dies ebenfalls der Bewilligungsbehörde mitteilen. Die Nutzungsdauern und Aktivierungszeitpunkte der aus den Zuwendungsmitteln geschaffenen und erworbenen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind dabei anzugeben.

Institutionelle Förderung
Für die institutionelle Förderung müssen Sie im Sachbericht Ihre Tätigkeiten, sowie das erzielte Ergebnis im abgelaufenen Haushalts- und Wirtschaftsjahr darstellen. Außerdem müssen Sie Ihre Tätigkeits-, Geschäfts-, Abschluss- und Prüfungsberichte und etwaige Veröffentlichungen beifügen.
Der Nachweis besteht aus der Jahresrechnung, oder bei kaufmännischer doppelter Buchführung dem Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und auf Verlangen der Bewilligungsbehörde eine Überleitungsrechnung auf Einnahmen und Ausgaben). Die Jahresrechnung muss alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres in der Gliederung des Haushalts- oder Wirtschaftsplans enthalten sowie das Vermögen und die Schulden zu Beginn und Endes des Haushaltsjahres ausweisen.